Du hot-desking au télétravail : 5 façons de transformer votre entreprise en un espace de travail flexible

par | Mar 26, 2020 | Travail | 0 commentaires

D’abord, c’était un espace ouvert, ensuite, un espace de bureau partagé et maintenant, tout le battage médiatique porte sur le travail à distance. Le lieu de travail a changé radicalement en peu de temps.

Prenez le phénomène des bureaux partagés qui a doublé dans le monde entier en cinq ans seulement. Ou bien regardez les récentes statistiques de Gallup sur la main-d’œuvre et vous serez surpris d’apprendre que 43 % de la main-d’œuvre américaine a effectué un certain type de travail à domicile l’année dernière, ce qui représente une augmentation de 4 % depuis 2012. 

Les start-ups et les PME ont été les principales forces à l’origine de cette tendance. 

Les jeunes pousses ont tendance à constituer une grande partie de leur main-d’œuvre. Ces entreprises savent que pour attirer les meilleurs et les plus brillants talents, il faut les mettre à l’aise et leur donner un espace de travail qui soit, bien, lumineux, dynamique et attrayant, qu’il s’agisse d’installer une salle de jeux ou de leur permettre de travailler à distance.

L’engagement des employés est primordial, comme l’a montré le même rapport Gallup. Ils ont constaté que les employés engagés émotionnellement sont 20% plus productifs ! 

Aujourd’hui, nous vous présentons 5 façons d’injecter plus de flexibilité dans votre environnement de travail. Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, examinons rapidement 3 raisons !

Du hot-desking au travail à distance : 5 façons de transformer votre entreprise en un espace de travail flexible

Les moments de détente

Certaines des plus grandes idées ont vu le jour entre collègues dans une cuisine de bureau, autour de la machine à café ou autour de la classique fontaine à eau. 

Steve Jobs croyait beaucoup au moment de la fontaine à eau. Lors de la conception du QG de Pixar, il s’est donné beaucoup de mal pour que l’atrium et les salles de bain soient placés à des endroits qui maximisent le contact avec le personnel. 

Ces espaces communs sont des terrains propices aux synergies et à la fertilisation croisée où les employés de tous les niveaux et de tous les services se mêlent et partagent leurs idées

Il est donc tout à fait naturel que les entreprises souhaitent étendre ces espaces de travail commun et accroître l’importante interaction en face à face, ce qui ne fait que raccourcir les chances de ce moment Eureka. 

Un environnement engageant

Comme nous l’avons démontré précédemment, un travailleur à l’aise ou engagé a plus de chances d’être un travailleur productif. Des études établissent également un lien entre le confort et la satisfaction au travail, la fidélisation des employés, l’absentéisme et la santé en général.

L’introduction de la flexibilité dans le paysage physique de l’espace de travail donne à votre employé un sentiment d’autonomie dans sa vie professionnelle. Ce sont eux qui dictent comment et où ils travaillent le mieux. Cela peut signifier travailler sur un bureau occupé, travailler à la maison ou ailleurs, ce qui s’avère être le plus productif pour le travailleur.

Cela contribue également à maintenir un environnement de travail frais et dynamique.

Du bureau à chaud au travail à distance : 5 façons de transformer votre entreprise en un espace de travail flexible

Rentabilité

Votre entreprise évolue en permanence en fonction du marché et de votre stade de développement. Il en va de même pour votre espace de travail.

Une expansion des activités ou un changement d’orientation de l’entreprise doit généralement s’accompagner d’un changement d’emplacement, de taille et de type de bureau. Cela coûte cher, surtout si vous êtes basé dans une grande ville.

Les lieux de travail flexibles, en revanche, sont de nature dynamique et donc mieux placés pour répondre à tout changement futur. Essentiellement, vous tirez davantage de ce que vous avez déjà et plus longtemps, ce qui vous permet d’économiser de l’argent. Cisco Systems, par exemple, a économisé 37% de loyer en remodelant simplement son plan d’aménagement pour accueillir plus de personnel dans la même surface.

Par ailleurs, le moyen le plus simple de réduire les loyers est d’augmenter le nombre de vos employés à distance. 

5 étapes pour ajouter plus de flexibilité dans votre environnement de travail 

Démolir les obstacles à la collaboration

Un plan ouvert est une évidence. Mais il implique aussi un investissement important, soit en rénovant, soit en déménageant. Il existe de nombreux autres moyens (et souvent moins chers) de créer un environnement plus collaboratif.

  • Installez de grandes tables pour créer des espaces de travail en commun. 
  • Rendre l’équipement mobile. Chaises, bureaux, tableaux blancs, mettez-les tous sur roulettes et déplacez le matériel vers l’activité – plutôt l’inverse.
  • Permettez aux tables d’être réglables en hauteur pour donner un peu de répit au dos de vos employés et encourager l’interaction entre eux.  
  • Points chauds de la créativité

Si vous le construisez, ils viendront … et innoveront. Cherchez des moyens d’installer de petits points de rencontre qui attireront vos employés et, espérons-le, feront rebondir les idées les uns sur les autres. 

Il existe des fontaines à eau et des stations de café, bien sûr ! Le monde de la technologie préfère le tennis de table et les salles de jeux – pour vous inspirer, allez voir la salle de loisirs de MobilityWare en Californie, qui possède son propre mur d’escalade. Vous pouvez aussi rendre votre cuisine un peu plus attrayante en y installant des sièges, des appareils électroménagers ou des en-cas gratuits. 

Réutilisation de l’espace et des équipements

Toutes les entreprises ne sont pas gâtées par l’espace comme Google et autres. Parfois, il suffit de se contenter de ce que l’on a déjà.

Récupérez la salle de conférence et transformez-la en salon d’après-travail. 

Transformez vos classeurs encombrants en chaises ou tables mobiles en y ajoutant des roues et des coussins. Transformez la table de ping-pong en bureau de travail – et vice versa. Faites vos réunions à l’extérieur. 

Vous seriez surpris du nombre d’espaces et de pièces d’équipement qui peuvent être réaménagés.

Mais n’oubliez pas de laisser un peu d’espace pour les moments de calme

Travailler ensemble et réfléchir ensemble, c’est amusant et tout, mais parfois les employés ont besoin d’un peu d’espace pour contempler tranquillement ou de temps pour simplement se mettre à l’aise et finir ce rapport.

Donc, si vous optez pour un lieu de travail en espace ouvert, laissez une certaine possibilité de fermeture – juste un peu. Après tout, la flexibilité fonctionne dans les deux sens.

Les cloisons portables et pliables sont un excellent moyen d’introduire de l’intimité à la demande. Les séparateurs petits et amovibles sont parfaits pour les grandes tables de travail.

Des niches, des niches, des pods, des hamacs et des pièces tranquilles feront également l’affaire.   

Télétravailler !

Tout cela étant dit et fait, vous ne pouvez probablement pas battre le lieu de travail à distance comme solution d’espace de travail flexible.

En fait, vous pouvez maintenir une main-d’œuvre plus nombreuse sans l’installer dans un grand espace de travail. C’est particulièrement pratique pour les start-ups ou les PME qui n’ont pas le budget nécessaire pour un grand espace de travail.

Vous pouvez opter pour une solution d’espace partagé, en partie à distance, où les employés ne viennent au bureau que pour des réunions ou selon un tableau de service, ce qui signifie que vous n’aurez pas à sacrifier l’engagement des employés en face à face. 

Vous pouvez également tirer parti d’une technologie de travail à distance, comme les plateformes de vidéo ou de chat, qui permet aux employés distants de rester en contact.

Et si vous optez pour une solution complète de télétravail, vous pouvez toujours louer un espace de co-travail, quand vous en avez besoin et de la manière dont vous en avez besoin. 

Mais ce n’est pas tout

Changer de lieu de travail ou mettre en place des politiques de travail à distance n’est qu’une première étape dans l’adoption de la flexibilité. Quelle est la prochaine étape ? Constituer des équipes distribuées capables de travailler malgré la distance.

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