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Comment mettre en place un système de télétravail d’urgence

Mar 26, 2020 | Travail | 0 commentaires

En pleine pandémie de coronavirus, des entreprises du monde entier demandent à leurs employés de travailler à domicile. La mise en place de dispositifs de télétravail d’urgence contribue en fin de compte à lutter contre la propagation du virus, mais toutes les entreprises ne sont pas entièrement préparées à ce que leur personnel travaille en dehors du bureau.

À l’avenir, on peut imaginer que davantage d’entreprises auront mis en place des plans pour ne pas être à nouveau prises au dépourvu. Pour minimiser l’impact sur votre équipe ou votre entreprise, il est essentiel d’élaborer un plan et de veiller à ce que chacun sache quoi faire lorsque ces situations se produisent. 

Évaluer l’état de préparation à distance et le statu quo

La première étape de la création d’un plan d’urgence de télétravail qui fonctionnera pour votre entreprise consiste à évaluer votre état de préparation actuel. Il se peut que vous soyez plus prêt que vous ne le pensez, ou que vous ayez identifié des domaines qui nécessitent vraiment du travail et de la préparation.

Vérifiez les politiques officielles de travail

Pour examiner le statu quo, voyez s’il n’y a pas déjà une politique officielle de travail à distance en place. Même si elle ne sera probablement pas aussi adaptée si toute l’entreprise doit travailler à distance, c’est un bon point de départ. Il se peut que des processus et des méthodes aient déjà été mis au point, ce qui vous épargnera un certain travail.

Ensuite, examinez également les différentes équipes de votre entreprise. Certaines d’entre elles travaillent peut-être déjà à distance dans une certaine mesure (par exemple, le travail régulier à domicile), et elles peuvent partager leurs connaissances et leurs meilleures pratiques avec le reste de l’entreprise.

Reconnaître les différences et y travailler

Il est également important de reconnaître que toutes les équipes ne peuvent pas collaborer ou travailler à distance de la même manière. Par exemple, les développeurs peuvent avoir besoin d’accéder à certains matériels depuis le bureau. Certaines équipes peuvent avoir besoin que tout le monde travaille exactement au même moment pour s’assurer qu’ils sont capables de travailler ensemble. Chaque équipe sera différente, alors posez quelques questions et essayez de comprendre ce qui est possible pour chaque équipe en termes de travail à distance. 

Dans le prolongement de cette démarche, vous devriez vraiment créer une équipe interfonctionnelle dont les membres proviennent de tous les secteurs de l’entreprise. Il peut s’agir de responsables des technologies de l’information, des ressources humaines, de la communication et des lignes commerciales, afin d’obtenir le meilleur échantillon possible de l’entreprise. Cette équipe peut ensuite être consultée lorsque vous créez votre politique d’urgence à distance, ou lorsque tout le monde travaille déjà à domicile.

Définir les rôles

La dernière chose à faire est de préparer un organigramme. Lorsque vous examinez les rôles dans votre entreprise, classez-les dans l’une des trois catégories suivantes Les tâches qui peuvent être exécutées entièrement à distance, les tâches qui peuvent être exécutées partiellement à distance et les tâches qui ne peuvent pas être exécutées du tout à distance. 

Une fois que vous avez classé tous les postes de votre entreprise par catégorie, vous devez vous poser quelques questions importantes. Pour les emplois qui peuvent être partiellement exécutés à distance, existe-t-il un moyen de faire évoluer ces fonctions vers des emplois qui peuvent être exécutés entièrement à distance ? Cela peut se faire par la mise en œuvre de nouveaux logiciels ou matériels, ou par la modification de la fonction exacte de ces postes.

Pour les tâches qui ne peuvent pas du tout être exécutées à distance, pensez à l’impact que cela aura sur l’entreprise si les tâches ne peuvent pas être exécutées. Que ferez-vous dans une situation d’urgence avec ces travailleurs, et comment pouvez-vous vous assurer contre les inconvénients possibles de l’absence de ces personnes ?

Assurez-vous que vous avez le bon logiciel

À ce stade, il est temps de commencer à vérifier la situation que vous avez avec vos logiciels, votre matériel et les événements de votre entreprise. De nos jours, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels qui sont assez complémentaires du travail à distance, comme les outils de gestion de projet comme Asana, les outils de communication comme Slack, ou les services de partage de fichiers collaboratifs comme Google drive. Cependant, vous n’avez peut-être pas toutes vos bases couvertes.

Avez-vous choisi des outils que les gens savent utiliser pour :

  • La communication asynchrone ?
  • La communication synchrone ?
  • La gestion de projet ?
  • Le partage de fichiers ?

Ces quatre domaines nécessiteront également des processus définissant la manière dont ils doivent être utilisés, afin de faire de votre installation de télétravail d’urgence un succès.

Vérifier le matériel et le VPN

Si vous fournissez à vos employés des ordinateurs portables de travail ou d’autres matériels au travail, il est absolument essentiel de savoir si chacun aura accès au matériel dont il a besoin lorsqu’il travaille à domicile. Vous devrez peut-être laisser les gens emporter le matériel chez eux afin qu’ils puissent continuer à travailler en dehors du bureau.

Il est évident que tout ne peut pas être emporté à la maison, mais lorsque c’est possible, aidez vos employés à utiliser leurs propres appareils personnels pour travailler ou à emprunter du matériel au bureau. Cette étape doit également inclure le test de votre VPN afin que chacun puisse se connecter aux systèmes dont il a besoin depuis chez lui. 

Évaluer l’accessibilité des événements de l’entreprise

La dernière étape avant de résumer toutes vos conclusions dans un rapport consiste à vérifier l’état de préparation à distance des événements et réunions de votre entreprise. Vos réunions trimestrielles à toutes les mains peuvent-elles être organisées à distance, ou vos séances de brainstorming ? Les stand-ups quotidiens aussi ?

Chaque type d’événement devra faire l’objet d’un plan d’exécution à distance, indiquant les logiciels dont vous aurez besoin et si tout est possible lorsque vous travaillez en dehors du bureau.

Une fois cela fait, vous devez créer un résumé qui pourra être discuté avec votre équipe interfonctionnelle. Ce résumé servira de base à la création de votre plan et à la décision des prochaines étapes. N’oubliez pas de capitaliser sur vos points forts et de vous attaquer aux points faibles que vous pourriez trouver.

Communiquez les normes de travail à distance à vos employés

Il est important de préciser que les employés travaillant à distance font le même travail que lorsqu’ils travaillent sur place (si c’est possible !). Il n’y a aucune différence par rapport à ce qu’ils devraient faire, simplement parce qu’ils sont en dehors du bureau. C’est vraiment une façon différente de travailler, c’est tout ! L’élaboration de votre politique de mise en place d’urgence devrait communiquer ce fait, et exactement ce que le travail à distance devrait impliquer au sein de votre entreprise.

Elle doit notamment indiquer qui sont les différents points de contact pour toute information dont les travailleurs peuvent avoir besoin lorsqu’ils sont chez eux. La politique et le plan doivent également indiquer qui doit travailler à domicile et dans quelles situations cela se produira.

Des mises à jour et des révisions constantes de vos politiques doivent être effectuées en cas d’urgence, afin que chacun sache ce qu’il doit faire et s’il y a des changements. Si vous ne le faites pas d’en haut, les gens se tourneront simplement vers leurs collègues ou un autre réseau d’information distribué pour obtenir des informations. Cela ne sera pas aussi efficace que de donner des mises à jour régulières.

Il va sans dire que vous devez toujours essayer d’avoir un plan A, B et C en cas d’urgence. Par exemple, si certains personnages clés tombent malades, que doit-on faire ensuite ? Comment faire face à d’éventuelles coupures de courant ou à des personnes n’ayant pas accès à l’internet ? Même si vous n’avez absolument aucun contrôle sur les événements qui se produisent, vous devriez au moins avoir des directives en place sur ce que vos employés doivent faire dans des circonstances aussi extrêmes. 

Surveillance et soutien des employés à distance

Maintenant que vous avez réfléchi à votre préparation à distance et à la manière dont vous pouvez communiquer et donner des informations dans une situation d’urgence, vous devriez passer aux méthodes de surveillance et de soutien de vos employés à distance. Il existe quelques bonnes pratiques que vous devrez mettre en œuvre pour vous assurer que vous surveillez efficacement vos employés lorsqu’ils travaillent à domicile.

Communiquer à distance

Vous pouvez commencer par demander à vos équipes d’aller toutes à distance avec leur communication. Ce faisant, vos équipes ne se fieront pas à des méthodes de communication qui se traduisent mal dans un environnement autre que celui du bureau. La communication synchrone (réunions physiques, discussions autour d’un café, etc.) peut fonctionner, mais à condition de respecter les politiques de travail à distance, par exemple en ayant des moments où la messagerie instantanée/les appels vidéo sont acceptables. Une politique de communication à distance devra être planifiée et rédigée pour que vos employés sachent à l’avance ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Soyez attentif, rester empathique

Soutenir vos employés exige également que vous soyez attentif, surtout en cas d’urgence plus grave qui a entraîné le travail à distance du bureau. Il convient de le rappeler aux responsables, ainsi qu’à vos employés. Des groupes de soutien peuvent être créés si vous avez déjà des employés qui travaillent à distance, ou si vous avez plus d’expérience dans ce domaine. Ils seront d’excellents candidats pour aider les personnes qui ont des difficultés à travailler à distance. 

Essayez de conserver la culture du bureau comme d’habitude

Enfin, essayer de garder la culture de votre bureau aussi inchangée que possible aidera beaucoup à maintenir la même atmosphère et le même esprit dans vos équipes lorsqu’elles travaillent à domicile. Planifiez à l’avance et pensez à ce que vous pourriez mettre en œuvre, comme par exemple avoir une fontaine d’eau virtuelle, des exercices de consolidation d’équipe, ou même quelque chose de simple comme demander aux gens de garder leurs caméras allumées lorsqu’ils passent des appels vidéo !

La clé de votre succès à distance

Le travail à distance implique par nature de pouvoir faire confiance à vos employés. Vous ne pouvez pas garder un œil sur votre équipe tout le temps, alors restez concentré sur les résultats que vous obtenez. Si vous pensez que vous devez intervenir et aider quelqu’un, faites-le ! La planification et la préparation constituent une part importante de la mise en œuvre d’un dispositif de télétravail d’urgence, mais il en va de même pour la participation active.

Travaillez en étroite collaboration avec vos managers

C’est là que vous devrez travailler en étroite collaboration avec les chefs d’équipe et les managers pour vous assurer que vous collaborez bien avec eux, puis les managers avec leurs équipes. Si vos managers n’ont pas déjà une certaine expérience ou connaissance du travail à distance, il vaut la peine d’investir dans une formation. Cette formation devrait comprendre l’apprentissage de la conduite de réunions virtuelles et des meilleures pratiques pour eux.

Nous recommandons également d’inclure un petit essai de travail à distance afin qu’ils puissent voir de leurs propres yeux ce que c’est et aider les autres à tirer profit de leur expérience. Si l’essai n’est pas possible, demandez simplement à vos responsables d’être proactifs en partageant leurs difficultés et ce qui fonctionne pour eux afin de les aider à s’améliorer.

Vous pouvez faciliter tout cet apprentissage en créant des documents contenant des informations de base sur la manière d’installer un bureau à domicile, de planifier la journée et d’éviter tous les pièges et erreurs courants qui peuvent survenir avec le travail à distance. La gestion d’équipes à distance est une compétence en soi, alors pensez à donner à vos responsables la formation adéquate dont ils ont besoin si vous voulez vraiment créer une politique d’urgence prête à tout.

Créer des plans pour l’avenir

De nombreuses entreprises s’efforcent aujourd’hui de mettre en place des politiques d’urgence en matière de travail à distance, même si la possibilité de fermetures à l’échelle nationale se profile à l’horizon depuis un certain temps. Il y a beaucoup de choses à faire et il est presque impossible de le faire à la volée.

Il faut espérer que les PDG et les chefs d’équipe ont maintenant compris l’importance d’une bonne politique bien pensée en matière de travail à distance. Il n’est jamais trop tard pour commencer à réfléchir et à planifier, nous devrions donc tous tirer les leçons de l’expérience que nous apporte le coronavirus pour nous assurer que nous sommes tous bien préparés à la prochaine situation.

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