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Le Télétravail n°3 : Devenir Remote-friendly ?

Mar 26, 2020 | Le Télétravail | 0 commentaires

Les actions

Dans un premier temps, il faut faire le point avec votre manager pour savoir quels sont les projets que vous allez traiter en remote.

Un dernier point permet de réaliser le setup de votre futur panoplie du parfait télétravailleur.

Une fois que vous avez mappé les différents projets, vous allez décliner les actions à réaliser en tâches, que vous allez pouvoir répartir entre les équipes sur vos différentes journées.

Ensuite, il sera nécessaire de vous préparer à une certaine routine, par la définition de début et de fin de journée.
Le break du midi et les différentes pauses sont également à prévoir. Pensez aussi à sonder les équipes pour savoir quand faire des meetings avec eux.

Une fois que vous avez identifiez les projets, les tâches, les points de rendez-vous, les méthodes et processus que vous allez respecter et que vous avez choisi vos outils vous allez pouvoir commencer.

Le programme

Le programme est essentiel, celui-ci vas être le fer de lance de votre nouvelle vie. Il sera à la fois le garant de vos performances mais aussi la feuille de route que vous devrez suivre pour vous mener vers des sommets !

Pour initier un programme, il vous est conseillé de jongler entre une organisation stricte mais aussi des pauses pour vous détendre via des techniques pour vous séparer de votre activité professionnelle et créer la véritable rupture entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

Télécharger ici notre guide complet pour programmer votre routine

La règle des 2 minutes

Mettez en œuvre la règle des 2 minutes pour organiser votre ToDo List.

David ALLEN a inventé le terme « la règle des deux minutes », cela correspond à un moyen simple mais efficace pour déterminer l’ordre dans lequel les tâches de la journée doivent être accomplies. Cela peut s’expliquer aussi comme suit : « si vous constatez qu’une action peut être faite en deux minutes, vous devriez la faire tout de suite car cela va prendre plus de temps pour l’organiser et l’examiner que pour la réaliser ».


Créez votre planning quotidien

La planification est une compétence précieuse pour structurer sa journée et conserver une santé psychologique au top. Selon BJ Smith, fondateur de The Busy Marketer, créer une routine du matin permet de prioriser ses objectifs, de les accomplir en fonction de leur quantité et de leur valeur ajoutée.

Le plus important pour lui est le revenu. Après avoir classifié ses objectifs pour la journée, il note les responsabilités qui augmenteront ses revenus. Suite à cela, il effectue toutes les tâches qui peuvent être reliées à ses responsabilités et qui pourraient lui ramener plus de recettes (exemples : brainstormer de nouvelles idées, tester de nouvelles stratégies, effectuer avec soin le travail administratif…).

Télécharger ici notre guide complet pour programmer votre routine

Organisez vos projets et faites une liste des tâches à effectuer

Le principe de KISS est un concept totalement sous-estimé qui devrait être appliqué dans votre vie quotidienne. L’acronyme signifie « Keep It Simple, Stupid ». Il décrit l’idée que la simplicité l’emporte toujours sur la complexité.

Pour simplifier votre effrayante liste de tâches à effectuer et rendre les projets intimidants plus gérables, il est utile d’investir dans des applications de planification. Grâce à une gestion de projets efficace et transparente, vous pouvez communiquer avec votre équipe sans encombrer votre boîte de réception, vous pouvez organiser votre liste de responsabilités et prioriser les tâches d’une manière simple et efficace.

En rationalisant et en organisant votre processus de travail, vous trouverez vos journées beaucoup plus courtes et rapides.

Télécharger ici notre liste d’astuce pour créer votre Todo List

Utilisez un système de récompenses pour être productif en entreprise

Il arrive parfois de trouver difficile une mission que vous devez absolument faire, simplement parce que c’est un travail insipide. Vous pouvez tromper votre cerveau en créant des petites gratifications lorsque vous accomplissez une de vos tâches de la journée.

Le Dr Joseph Ferrari, professeur de psychologie à l’université DePaul disait : « Quelque chose que vous aimez faire devient un soutien pour quelque chose que vous ne voulez pas faire ».

Lorsque vous vous concentrez pour réaliser une tâche pénible, une fois que celle-ci a été réalisée, vous pouvez vous permettre une courte pause et vous accordez un bref moment de plaisir.

En manque d’idée pour trouver le système de récompense qui vous correspond ? Retrouvez notre article détaillé ici

Organisez scrupuleusement votre espace

Parmi les endroits les plus organisés à travers le monde, on retrouve notamment les écoles culinaires et les cuisines. Les chefs utilisent un système appelé « mise en place », qui est un processus par lequel ils organisent leurs ingrédients et leurs outils avant la cuisson, ce qui leur permet la gestion rapide du matériel ainsi que la coordination de vastes quantités de travail avec efficacité tout en mettant l’accent sur l’autodiscipline.

L’efficacité de ce système vous permettra d’organiser votre espace de travail, et de vous assurer un gain de temps considérable. Cela réduira non seulement votre encombrement physique et mental, mais améliorera aussi votre flux de travail.

Débranchez et récupérez par la pleine conscience

Nous passons bien souvent une grande partie de notre journée devant un ordinateur, ce qui peut provoquer douleurs oculaires, maux de tête, problèmes de cervicales et même dépendance à Internet. Il est important d’apprendre à se déconnecter chaque jour et laisser son esprit et son corps se remettre de tout le stress accumulé au cours de la journée.

Pratiquer de courtes activités de méditation de pleine conscience est un excellent moyen pour se détendre après une longue journée et prévenir l’épuisement professionnel, plus communément appelé le « Burn out ».

Utilisez des techniques : le Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980.

Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »).

Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses.

Proche des concepts de cycles itératifs et des méthodes de développement agiles, utilisées dans le développement de logiciel, la méthode est utilisée pour la programmation en binôme.

La méthode a pour principale prétention que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle. Certains bénéfices des temps de repos sur la consolidation de la mémoire peuvent être observés expérimentalement.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer ;
  2. régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  4. prendre une courte pause (5 minutes) ;

Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

La panoplie remote

Pour préparer sa panoplie du parfait remote, il faut d’abord faire un point dans l’écosystème des outils qui s’offrent à nous.

Pour développer au mieux votre activité et votre productivité, il est recommandé de s’orienter sur des outils basés sur des API pour que ceux-ci soient facilement intégrables dans vos différents workflows et autres frameworks de travail.

Enfin, prioriser les outils basés dans le cloud afin de vous affranchir des problématiques stockage de données et gestion et/ou maintien de serveur. Sinon voyez avec votre DSI pour trouver des solutions dans le cas ou vous travaillez avec des données sensibles.

API

Une APi ou Application Programming Interface signifie en informatique et en français une interface de programmation d’application ou interface de programmation applicative. C’est un ensemble normalisé de classes, de méthodes, de fonctions et de constantes qui sert de façade par laquelle un logiciel offre des services à d’autres logiciels.

Ainsi grâce à ces API vous allez pouvoir connecter votre écosystème et optimiser vos journées.

Cloud

Le cloud computing, en français « informatique en nuage », consiste à utiliser des serveurs informatiques distants par l’intermédiaire d’un réseau, généralement Internet, pour stocker des données ou les exploiter.

On demande

Accéder à ces logiciels et ces différents outils reste un fondamental. Choisissez donc des outils open source, ou avec License pour pouvoir travailler en continu, sans être dépendant d’aucune restriction.

Enfin, utilisez les SaaS dont on a déjà évoqué précédemment l’utilité. Ces Software As A Service API et Cloud Based, vont vous permettre grâce à un abonnement mensuel de les utiliser au maximum sur les périodes de temps où ils vous seront utiles.
Ne vous encombrez donc pas d’outils inutiles, trouvez les bons et lancez-vous !

Les stacks

  • Google suite : Agenda + Google sheet + Espace de stockage + Docs + Slides + Hangouts personnalisable aux couleurs de votre entreprise.
  • Gestion de l’entreprise > Notion.io pour centraliser et mapper toute votre entreprises : projet / knowledge / finance / rh / tâches, bref notion est l’outil indispensable pour s’organiser au mieux et avoir un outil vraiment all in one pour l’ensemble de ses besoins.
  • CRM : Axonaut / Freebe / Copper > CRM / Prospection / Pilotage / Marketing / Gestion de projet / Ressources Humaines / Stocks / Ticketing / Déclaration automatique /
  • Gestion de projet / taches > Trello
  • Système de communication > Slack
  • Système de conférence > Zoom
  • Système de tache perso > Asana
  • Webinar > Livestorm
  • Automatisation : Zapier / IFTTT / Phantombuster / Prospectin / CaptainData / Apify
  • Signature de docuent : Dochub
  • CamScan : Un scanner  afin de regrouper l’ensemble de vos documents dans le cloud ou sur votre disque dur  https://www.camscanner.com/ 

La personal strategy remote

Si vous êtes freelance, nous recommandons la stack suivante :
– Notion / Slack / Trello / Drive / Freebe et ou Shine ;

Si vous êtes garant d’une TPE/PME nous recommandons la stack :

– Notion / Slack / Trello / Drive / Axonaut / Pipedrive / 

Si vous êtes une entreprise plus conséquente, nous recommandons la stack :

– Notion / Slack / Trello / Drive / SalesForce / Sage ou Cegid

Enfin, si vous êtes dans la tech, prévoyez de quoi rajouter des outils collaboratif comme :

  • Netlify ;
  • Kuberentes ;
  • Wakatime ;
  • Figma / Zeplin ;
  • CodeSandBox

Communauté

Rejoignez des groupes communautaires pour continuer de garder du contact et de développer votre réseau professionnel.

C’est le moment ou jamais de développer votre réseau Linkedin, de rejoindre les groupes facebook qui concernent les professionnels de votre activité, de suivre le top 10 des influencers et des boites qui ont construit les outils qui régissent votre stack technique, et profitez de twitter et instagram pour suivre leurs activités.

Slack s’est également imposé ces dernières années comme référence dans le regroupement de communauté. Cherchez de ce côté, il y’aura sans doute une communauté de votre domaine déjà formé. Sinon créez la.

Enfin, Medium, Redit ou Quora sont plus que jamais actifs, voici de nouvelles sources d’opportunités pour diversifier vos recherches et trouver de nouvelles opportunités.

Veille / Les ressources complémentaires

Le gouvernement, les startups françaises se regroupent pour favoriser votre pivot en remote.

Des entreprises tel que Shine, Comet et Wemind ont crée un réseau d’entraide aux entreprises pour s’adapter au remote. Groupe Linkedin .

Des collectifs tel que le notre vous permet de récupérer l’ensemble des bonnes astuces pour pouvoir aborder sereinement ce changement.

Les recommandations officielles du gouvernement :

Le récapitulatif réalisé par Shine pour les indépendants et Freelance : L’article ici

Les blogs de shine, comet, freebe vous permettront de comprendre un peu les problématiques et solutions communes et comment les résoudre, lorsque l’on est indépéndant, freelance ou en télétravail.

Enfin, il y’a aussi les sites du gouvernement et des différents organismes responsabes de cet écosystème qui vont avoir des informations pour vous :

Gouvernement Corona : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus

Les sources

https://www.federation-auto-entrepreneur.fr/sites/default/files/etude-observatoire-alptis-synthese-avenir-travail-independant.pdf

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